Subir Archivo de Ahorros en Excel
Para Subir el Archivo de Ahorros en Excel es decir de las aportaciones al ahorro dentro de cualquier esquema de Caja de Ahorro y que se realizan de forma periódica cada semana, quincena o mes pueden ser registradas manualmente o bien mediante el proceso de Subir Archivo de Ahorros en Excel.
COMO SE HACE?
El proceso se puede definir como semiautomático ya que debe prepararse el archivo para que tenga un formato específico pero que a la vez cumpla con el formato simple y fácil de obtener la información actualizada sin errores de captura.
PROCESO
Primeramente se formatea el archivo a que tenga las columnas que se muestran como son: empresa, proceso, número de ID o nomina, nombre, concepto, descripción, descuento o aportación, acumulado y fecha del movimiento.
posteriormente se graba en formato CSV y se sube a la plataforma para posteriormente con un solo clic se procede a actualizar el contenido de todos los renglones que contiene el archivo.
Consideraciones Importantes
Para utilizar el Layout Subir Ahorros desde Archivo de Excel se deben tener las consideraciones siguientes ya que de otra forma no se subirá el archivo.
Formato de columnas con Encabezados Incorrectos
Cuando se prepara un archivo para subirse a la plataforma se pueden utilizar los dos primeros renglones para identificar cada uno de los conceptos, pero una vez terminado ese proceso, se deben eliminar esos renglones tipo encabezado. Normalmente el primer renglón es para identificar el número de columnas y el segundo renglón para el título de cada columna.
Encabezados incorrectos
Se debe dejar el archivo sin encabezados para proceder a exportarlo.
Formato Correcto antes de convertirlo a CSV
Este es el formato correcto antes de proceder a convertirse a CSV.
Fecha Formato Incorrecto
Formato de Fecha Incorrecto
El formato de la fecha incorrecto AAAA-MM-DD es decir año (4) mes (2) y día (2) separados por un guión. Si el formato es incorrecto, el archivo no se sube.
Fecha Formato Correcto
Formato de Fecha Correcto dd/mm/aaaa
Este es el formato de fecha correcto, día (2), mes (2), año (4)
Informes
Al momento de terminar de registrar el archivo, se genera un informe detallado con la cantidad de registros grabados y el detalle de cada uno, mismo que se puede copiar y grabar para futuras aclaraciones.
Ahorros Grabados
Informe de Registros (Ahorros) Grabados.
Se puede observar que se incluyen el número de empresa, proceso, #nómina, concepto, fecha y el importe del ahorro.
Huérfanos
Se refiere a los Empleados que no están registrados dentro del listado general y es necesario realizar el registro. Aparece un listado con dichos empleados, pero es importante mencionar que se registran los ahorros aunque aún no se tenga grabada la información completa del empleado.
Empleados Huérfanos.
Limite de Registros
Existe un tope o límite de 30,000 aportaciones por archivo, es decir que se pueden registrar hasta 30,000 movimientos desde un solo archivo. El tiempo estimado en realizar la operación es de mil registros cada 5 segundos.
DOCUMENTACION
Existe un video o tutorial que indica paso a paso el proceso que se debe seguir para realizar este tipo de operación.
Todo lo que se pueda automatizar redunda en ahorro de tiempo, justamente lo que todo mundo quiere ahorrar.
«La gota de agua penetra en la piedra … por insistencia.»
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